Back Office là gì?

Back Office là bộ phận hành chính văn phòng, giải quyết các công việc hậu cần cho một công ty: từ việc mua sắm và cung cấp văn phòng phẩm, thuê các dịch vụ bào dưỡng văn phòng, quan tâm tổ chức thăm hỏi khi nhân viên có sự kiện hiếu hỷ, đến những việc lớn hơn như đặt vé cho mọi người khi đi công tác, đặt tour khi công ty tổ chức du lịch, đặt phòng tiệc tại khách sạn khi có dịp lễ…

Những công việc khác, nếu không thuộc việc của một phòng ban cụ thể nào thì đều là nhóm công việc của back office. Những người đảm nhận vị trí này thường là những phụ nữ, nhanh nhẹn, hiểu biết nhiều về các họat động giao dịch bên ngoài… để hỗ trợ các nhân viên khác trong công ty một cách tốt nhất. Họ cũng phải là những người biết sử dụng máy tính, các công cụ văn phòng một cách thành thạo để in ấn, photo, sửa chữa văn bản, chuẩn bị giấy tờ khi cần thiết.

Vị trí của back office trong công ty

Trong các công ty lớn, back office là một phòng ban của công ty với đội ngũ nhân sự gồm các nhân viên hành chính và nhân viên hỗ trợ không trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Các công việc trong back office bao gồm thanh toán, bảo quản hồ sơ, bảo đảm tuân thủ qui định, kế toán và dịch vụ công nghệ thông tin.

Ví dụ một công ty dịch vụ tài chính có thể được chia thành ba phần: front office (bán hàng, marketing và hỗ trợ khách hàng), middle office (quản lí rủi ro) và back office (hành chính và dịch vụ hỗ trợ).

Hoạt động của back office

Back office có thể được coi là phòng hành chính tổng hợp của công ty, chịu trách nhiệm cung cấp tất cả các chức năng thiết yếu giúp công ty hoạt động.

Các nhân viên trong bộ phận back office hỗ trợ và giúp cho cho nhân viên front office thực hiện các nhiệm vụ trực tiếp liên quan đến khách hàng. Thuật ngữ back office đôi khi được sử dụng để chỉ tất cả các công việc trong doanh nghiệp không trực tiếp tạo ra doanh thu.

Mặc dù nhân viên back office không tương tác với khách hàng, thường thì họ vẫn tích cực giao tiếp với nhân viên front office. Ví dụ, nhân viên bán hàng thiết bị sản xuất có thể nhận được giúp đỡ của nhân viên back office để có thông tin chính xác về hàng tồn kho và cấu trúc giá.

Các chuyên gia marketing bất động sản thường xuyên trao đổi với các đại lí bán hàng để tạo ra các tài liệu marketing hấp dẫn và sát với thực tế, và các chuyên gia công nghệ thông tin thường xuyên tương tác với tất cả các bộ phận trong công ty để đảm bảo rằng mọi hệ thống hoạt động ổn định.

Dịch vụ back office

Ngày nay, hầu hết back office nằm ở các trung tâm thành phố lớn, nơi mà doanh nghiệp thường phải tiếp xúc khách hàng, phỏng vấn ứng viên, họp ban điều hành thuận tiên hơn so với tại nhà xưởng của mình.

Từ yêu cầu đó, nhiều công ty đã chọn thuê ngoài bộ phận back office để giảm chi phí. Dịch vụ back office thuê ngoài giúp tiết kiệm tiền thuê văn phòng và tăng năng suất. Cụ thể giúp công ty:

– Có văn phòng địa phương mà không cần thuê văn phòng riêng

– Tuyển dụng nhân sự địa phương với chi phí thấp hơn và am hiểu địa phương hơn

– Có nhân viên hỗ trợ và cơ sở vật chất ở nhiều nơi khi đi công tác

– Giảm chi phí nhân sự, không phải đóng BHXH, thuế TNCN cho nhân viên

– Thực hiện các thủ tục pháp lý và báo cáo thuế theo yêu cầu của địa phương tốt hơn nhờ có mối quan hệ từ trước

Dịch vụ back office tại Biên Hòa

Dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp. DI OFFICE cung cấp dịch vụ back office tại Biên Hòa với các chức năng:

Thuê địa chỉ đặt trụ sở và gắn bảng tên công ty
Sử dụng văn phòng, lễ tân, phòng họp, chỗ ngồi làm việc, chỗ nghỉ, chỗ giao nhận bưu phẩm…
Soạn, nộp, nhận kết quả hồ sơ đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế, tài khoản, con dấu…
Quản lý sổ sách kế toán, quản lý hóa đơn chứng từ, báo cáo thuế hàng tháng…
Chuẩn bị tài liệu kinh doanh, soạn văn bản, thiết kế nhãn hiệu, đăng ký giấy phép con…
Ủy quyền làm việc với các cơ quan hành chính, gặp gỡ đối tác khách hàng…
Tạo trang giới thiệu riêng trên hệ thống DI Office và giới thiệu đến khách hàng, đối tác.
Được sử dụng tất cả các văn phòng của hệ thống DI Office: Đặt trụ sở tại văn phòng này, sử dụng dịch vụ tại văn phòng khác trong toàn hệ thống.